Como uma gestão financeira eficiente pode ajudar na gestão do seu condomínio, na credibilidade da atuação do síndico e na confiança no que está sendo realizado pelos condôminos?

       Gerir recursos que são de propriedade de uma pessoa já é difícil, mas quando os donos destes recursos representam várias pessoas e com opiniões diversas, o desafio fica ainda maior. Sabemos que dificilmente o síndico e seu conselho fiscal irá agradar a todos, mas algumas ações podem ser tomadas para que seja possível melhorar estas relações de confiança.

PASSO 1 – APROVE UMA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA:

       Baseado no seu histórico de despesas, estrutura condominial, idade das instalações e necessidades de manutenções e contratos de prestação de serviços, projete todas as despesas para os próximo ano, incluindo reajustes de preços e mudanças tarifárias previstas e divida pelos 12 meses para ter a taxa ordinária mensal necessária para o condomínio.

       Dica: Condomínio bom é quando se tem dinheiro para realizar as pequenas manutenções e melhorias para manter o padrão estético e de funcionamento. Por isso, sempre inclua na sua previsão valores extras para estas pequenas manutenções que não foram previstas, para que você não deixe de realizar o que for necessário para manter o seu condomínio bem cuidado.

PASSO 2 – COMUNIQUE TUDO DE FORMA TRANSPARENTE:

       Ao longo dos anos, um dos principais erros que vejo bons e bem intencionados síndicos cometerem é o de comunicarem mal e falharem na transparência das suas informações para os condôminos. Na maioria das vezes, os moradores não são contra a gestão, mas apenas querem saber o que está acontecendo e sendo feito com o seu dinheiro. Por isso, mantenha de forma antecipada o acesso aos livros de prestação de contas no formato digital para todos terem acesso e, se possível, realize um pequeno relatório mensal mostrando todas as demandas que apareceram para você resolver e o custo envolvido nesse processo.

       Dica: Em relação a gastos extras, vejo síndicos ao longo da sua gestão enfrentarem diversos problemas emergenciais, e que, para resolver, sempre demandam tempo, empresas especializadas e valores não previstos. Não tente absorver todos os problemas para você, pois, com gastos extras não previstos ou não rateados, no final a conta não fecha, e quem acaba levando a culpa é o próprio síndico. Por isso, casos extraordinários acontecem. Convoque uma assembleia, explane o problema e as soluções viáveis, bem como seus custos extras. Em caso de problemas emergenciais, resolva de imediato, e na sequência convoque para ratificar sua decisão, bem como recompor seu caixa, por menor que sejam os valores.

PASSO 3 – SEPARE CORRETAMENTE SEUS FUNDOS CONTÁBEIS:

       Separar corretamente os valores de entradas (receitas) e suas respectivas saídas (despesas) por fundo contábil é algo bem visto por todos os moradores, e ajuda na gestão financeira e no entendimento. Em relação às contas ordinárias, não tem segredo, pois elas são movimentadas dentro da conta contábil corrente do condomínio. Porém os fundos contábeis separados podem ser feitos para separar receitas de fundo de obras e chamada de capital, receitas com salão de festas e locação de espaços, ou mesmo receita de juros e multas referente a pagamentos em atraso, além, é claro, do Fundo de Reserva. É importante para a boa gestão a visualização dos valores do condomínio, e não deixar de lançar as saídas dos fundos contábeis, pois senão ocorrem erros nos saldos dos fundos.

       Dica: Não é necessário ter uma conta bancária ou investimento para cada fundo contábil, mas é importante que as maiores contas estejam separadas de suas conciliações sem exatas em relação ao fundo contábil e o investimento ou conta bancária escolhida, principalmente para o fundo de reserva e fundo de obras.

São 03 importantes passos que podem ajudar, você síndico e conselheiros condominiais, a criarem um ambiente realmente colaborativo e participativo, onde se possa ter mais confiança por parte dos moradores no trabalho que está sendo realizado. E o seu condomínio, precisa de ajuda para implantar processos de gestão práticos e transparentes? Nós da Flex Condomínios somos especialistas e administração de condomínios a mais de 10 anos e podemos lhe ajudar.